لم تكن أكثر فائدة من أي وقت مضى ، لكن الاجتماعات عبر الإنترنت لها حدود. 

إليكم سبب كون الاجتماعات وجهًا لوجه أفضل

قد تملأك النبذة الواضحة لدعوة Zoom أخرى في صندوق الوارد الخاص بك بشعور معين من الرهبة ، لكن الاجتماعات الافتراضية هي شريان الحياة للشركات المتضررة من وباء COVID-19 . 

نظرًا لأن الاجتماعات الشخصية لم تعد خيارًا ، فلا تزال الفرق اللامركزية تمتلك الأدوات التي يحتاجونها للبقاء على اتصال والتعاون عبر مسافات شاسعة ، بطرق لم تكن عملية قبل بضع سنوات فقط. 

ولكن على الرغم من أهمية الاجتماعات الافتراضية ، فإن التكنولوجيا لا تخلو من عيوبها.

 يمكن أن يضيع المعنى ، وتكون الوجوه التي يتم ضغطها في شبكة من الصور المصغرة أقل تعبيرًا ، ويمكن أن ينتقل انتباه الناس تدريجياً إلى خلاصة Instagram. 

بالإضافة إلى مساعدتنا على البقاء منتجين وموحدين أثناء الوباء ، فقد سلطت الاجتماعات الافتراضية الضوء أيضًا على ما هو فعال للغاية في الاجتماعات الشخصية.

إذن كيف تستضيف بأمان اجتماعًا وجهاً لوجه أثناء الجائحة؟ قبل أن ندخل في ذلك ، دعنا أولاً نلقي نظرة على بعض مزايا الاجتماع شخصيًا.

فوائد التواصل وجهًا لوجه

1. اتصال أوضح

كم مرة لم تتمكن من تمييز نغمة رد زميل على رسالة بريد إلكتروني؟ استجابة من سطر واحد أو علامة تعجب أو رمز تعبيري يغمز طائشًا – يمكن أن يكون فك تشفير المعنى عبر الاتصالات النصية حقل ألغام ، خاصة عند التواصل بين ثقافات مختلفة أو عبر الحدود. 

مؤتمرات الفيديو ليست أفضل بكثير ، حيث يتم تجريد لغة الجسد والإشارات غير اللفظية الأخرى.

 يقول علم النفس اليوم أنه في حين أنه من المستحيل تحديد نسبة مئوية دقيقة ، إلا أن ثلثي التواصل على الأقل يمكن أن يكون غير لفظي . 

التغييرات الطفيفة في تعابير الوجه ، والتصريفات الصوتية ، وإيماءات اليد ، والاتصال بالعين ، كلها تنقل المعنى وتساعد على ضمان عدم إساءة فهم رسالة المتحدث.

2. انقطاعات أقل

أي تأخر في الاتصال باجتماع افتراضي يجعل من الصعب إثارة النقاط دون مقاطعة أو التحدث مع مشارك آخر.

 لمكافحة هذا ، تتضمن بعض برامج مؤتمرات الفيديو الآن ميزة “رفع اليد” للإشارة إلى أن لديك ما تقوله ، ولكن قد يكون من السهل على مضيف الاجتماع تفويت هذه الإشعارات. 

يمكن أن يكونوا أيضًا غير مرتاحين لأي مشارك يعاني من قلق قد يكون مترددًا بالفعل في التحدث.

في الاجتماعات الشخصية ، تعمل الاشياء بطريقة أكثر مرونة. 

نحن نستخدم لغة الجسد دون وعي كإشارة اجتماعية للإشارة إلى الوقت الذي نكون فيه على وشك البدء والانتهاء من التحدث ، وكذلك عندما نكون على استعداد للتخلي عن الكلمة لمشارك آخر.

 هذا يمنع توقف بدء المحادثة ويضمن سماع الجميع في الوقت المناسب.

3. علاقات أقوى

في حين أنه من الصحيح أن معظم التفاعلات التجارية تتم عبر الإنترنت – سواء كان ذلك عبر البريد الإلكتروني أو الاجتماعات الافتراضية أو الوسائط الاجتماعية – فإننا نواصل إيلاء أهمية خاصة لمقابلة الأشخاص شخصيًا. 

وفقًا لاستطلاع Forbes ، قال 84 % من المديرين التنفيذيين إنهم يفضلون الاجتماعات الشخصية لقدرتهم على بناء علاقات عمل أقوى وأكثر جدوى.

تعمل الاجتماعات وجهاً لوجه على ترسيخ الروابط الاجتماعية القائمة وتقوية العلاقات. 

إنهم يخلقون الوقت والمساحة للمحادثات الصغيرة غير الرسمية التي قد تشعر بأنها غير مناسبة أو منافقة في موقف مؤتمرات الفيديو الأكثر رسمية. 

يمكن أن تكون الدردشة غير الرسمية حول كرة القدم أو الطعام أو Netflix قبل أو بعد اجتماع شخصي أمرًا حيويًا لتعزيز علاقة عمل جيدة مثل أي شيء على جدول الأعمال.

 هذا هو الفرق بين اللقاء والتواصل .

يوضح الاجتماع الشخصي أيضًا أنك تقدر وقت عميلك وأعماله من خلال إظهار رغبتك في توفير مساحة في جدولك الزمني لهم. 

هذا الاحترام يقطع كلا الاتجاهين. 

العملاء الذين يستغرقون وقتًا لرؤيتك شخصيًا ، بدلاً من النقر فقط على رابط الدعوة ، هم أقوى علاقاتك التجارية.

4. يبني الثقة

يُنظر إلى التواصل وجهًا لوجه على أنه أكثر جدارة بالثقة من البريد الإلكتروني ، وفقًا لدراسة نشرت عام 2017 في مجلة علم النفس الاجتماعي التجريبي . 

يُنظر إلى البريد الإلكتروني ، لا سيما البريد غير المرغوب فيه ، على أنه مريب بطبيعته ، بينما يعتبر الطلب الذي يتم تقديمه شخصيًا أكثر صدقًا.

 صندوق الوارد – بفضل رسائل البريد الإلكتروني العشوائية والمرفقات المشكوك فيها – هو شيء تم تكييفنا لعدم الثقة فيه.

لهذا السبب ، تعد الاجتماعات الشخصية ضرورية لإنشاء مستوى أساسي من الثقة والتفاهم بين مشاركين أو أكثر ، خاصة في وقت مبكر من علاقة العمل. 

إذا كنت تقدم فكرة جديدة أو تقدم طلبًا جريئًا يتطلب من العميل أن يضع ثقته فيك ، فإن الاجتماع وجهًا لوجه يزيد من فرصتك في النجاح.

5. المزيد من المشاركين اليقظة

بقدر ما تحاول الحفاظ على تفاعل الأشخاص أثناء الاجتماعات الافتراضية ، يميل بعض المشاركين بشكل طبيعي إلى المساهمة ، مما يؤدي إلى ديناميكية اجتماعية غير متوازنة تقوم بقمع التواصل الجيد بشكل فعال.

 يميل أعضاء الفريق الأكثر انطوائية إلى الجلوس ومعالجة ما يقال بشكل سلبي ، بينما يسرق المنفتحون العرض من خلال قيادة المحادثة وتوجيه جدول الأعمال. 

يمكن للمضيف الفعال أن يخفف من ذلك من خلال دعوة الأفراد لمشاركة أفكارهم في المراحل الرئيسية من المكالمة ولكن – خاصة في المجموعات الأكبر حيث لا تكون هناك حاجة دائمًا إلى مدخلات الجميع – يمكن أن تكون هذه طريقة ثقيلة لقيادة الاجتماع. 

عند الاجتماع وجهًا لوجه ، يمكن أن يعمل هذان المعسكران الشخصيان معًا بأقل احتكاك ، مما يؤدي إلى اجتماعات أكثر إنتاجية وإيجابية.

كيف يمكنك استئناف عقد الاجتماعات الشخصية

عندما نبدأ في التصفية مرة أخرى في مساحات مكتبنا ، لن يتم تطبيق القواعد القديمة لاستضافة الاجتماعات وجهًا لوجه.

 بدلاً من ذلك ، تعني إرشادات التباعد الاجتماعي الجديدة والسعة المنخفضة للغرفة أنه سيتعين علينا تغيير عاداتنا للتعاون بشكل فعال وآمن.

 فيما يلي بعض الأفكار لضمان أن تكون اجتماعاتك الشخصية آمنة بقدر الإمكان.

1. تجنب الأوقات المزدحمة

يعد تجنب الأماكن المزدحمة أحد الطرق الرئيسية التي يمكننا من خلالها إبطاء انتشار COVID-19 ، لذا حدد موعدًا لعقد اجتماعك في وقت يقل فيه عدد الأشخاص الذين يستخدمون وسائل النقل العام والمصاعد. 

حاول الابتعاد عن ساعات الذروة الصباحية والمسائية ، وتجنب استراحات الغداء ، وحدد مواعيد الاجتماعات لتبدأ في خمس أو 10 دقائق بعد الساعة. 

2. أعط الجميع أقنعة

قد يكون لديهم بالفعل أقنعة خاصة بهم ، ولكن من خلال وضع قناع يستخدم مرة واحدة على مقعد كل مشارك ، فإنك تخبر بهدوء أن الغرفة عبارة عن منطقة “أقنعة” ، وتجنب أي ارتباك وربما طلبات محرجة. 

من الآمن استخدام قناع عادي أو قناع شفاف. توصي مراكز السيطرة على الأمراض (CDC) باستخدام أقنعة القماش متعددة الطبقات أثناء التواجد في الداخل ، ولكنها تقول أيضًا إنه يمكن استخدام الأقنعة الواضحة في الأماكن التي قد يصعب على مرتديها فهمها. 

3. الفضاء خارج الكراسي

للحفاظ على مسافة ستة أقدام بين كل شخص في الاجتماع ، يجب عليك وضع أو إزالة الكراسي البديلة.

 قم بترتيب الكراسي على جانبي الطاولة بطريقة متعرجة ، بحيث لا يجلس شخصان على الجانب الآخر مباشرة. 

4. افتح نافذة

وفقًا لبحث CDC ، ينتشر COVID-19 بسهولة في الداخل ، ويرجع ذلك جزئيًا إلى نقص تدفق الهواء الطبيعي. 

إذا كنت قادرًا على ذلك وكان الوضع آمنًا ، فافتح نافذة أو بابًا للسماح بدخول الهواء النقي في جميع أنحاء الغرفة. 

5. توفير ميكروفونات مكتبية

تستخدم غرف الاجتماعات الكبيرة ميكروفونات مكتبية بشكل طبيعي ، ولكن ضع في اعتبارك تركيبها في أي غرفة اجتماعات حيث يتعين على المشاركين رفع أصواتهم ليستمعوا إليها. 

يحذر مركز السيطرة على الأمراض والوقاية منها (CDC) من أن الصراخ يزيد من فرص انتشار COVID-19 ، حتى بين مرتدي القناع.

 يعمل إعداد الميكروفون والتضخيم اللائق على تعزيز مستوى صوت السماعة في جميع أنحاء الغرفة ، كما أنه ميسور التكلفة أكثر مما تعتقد.

6. اجعل اجتماعاتك قصيرة

كانت هذه نصيحة عظيمة حتى قبل الوباء: عقد اجتماعات أقصر . 

شارك جدول الأعمال مع فريقك مسبقًا حتى تتاح لهم الفرصة لمراجعته.

 حافظ على تركيزك ووجه المحادثة مرة أخرى إلى الموضوع إذا أصبح المشاركون مشتتين. 

اختتم بنقاط عمل واضحة – “تحدثنا عن X واتفقنا على أن Y ستفعل Z” – ونهدف إلى إنهاء الأمر برمته في أقل من 30 دقيقة. 

كلما قل الوقت الذي تقضيه داخل غرفة الاجتماعات ، زاد الوقت الذي يجب أن يكون فريقك فيه منتجًا ، وقلت فرص نقل الفيروس. 

7. تجنب الأكل والشرب

قد تبدو طاولات المؤتمرات خاطئة بدون وعاء قهوة من الفولاذ المقاوم للصدأ وصف أنيق من السندويشات الصغيرة في المنتصف ، لكن طبق غرفة الاجتماعات الكلاسيكي غير متوافق مع قواعد التباعد الاجتماعي.

 اطلب من فريقك إحضار قهوتهم الخاصة واجعل الاجتماعات قصيرة بما يكفي حتى لا يشعر أي شخص بالحاجة للوصول عبر الطاولة لتناول وجبة خفيفة. 

8. استخدم برنامج الاجتماع لمشاركة الشاشات

تجنب الازدحام حول جهاز كمبيوتر محمول واحد من خلال دمج برنامج الاجتماع الافتراضي في اجتماعاتك الشخصية. 

إذا لم تكن غرفة الاجتماعات الخاصة بك تحتوي على شاشة عرض تقديمي ، أو إذا كان العميل لا يمكنه الاتصال بها بسهولة ، فاستخدم Zoom أو Google Meet لمشاركة الشاشات والعروض التقديمية مباشرةً على أجهزة الكمبيوتر المحمولة للجميع. 

إذا كنت قد دعوت عددًا أقل من الأشخاص لحضور الاجتماع وجهًا لوجه بسبب السعة المنخفضة للغرفة ، فأرسل رابط دعوة لأولئك الذين لا يقدمون حتى يتمكنوا من الحضور افتراضيًا.

أين يجب أن تعقد اجتماعاتك الشخصية؟

ببساطة ، يمكن عقد الاجتماعات الشخصية في أي مكان. 

يمكن أن يكون لديك عميل واحد لواحد أثناء تجولك في الحديقة. 

يمكنك قيادة اجتماع شامل في غرفة اجتماعات الفندق .

 يمكنك إحاطة زميل أثناء ركوب الملاهى المائية.

 يمكنك تقديم عرض تقديمي في الجزء الخلفي من Uber. 

ولكن في حين أنه من الممكن الالتقاء في أي مكان تقريبًا ، فمن الواضح أن بعض الخيارات أفضل من غيرها.

قد تكون المقاهي موطنًا طبيعيًا للموظف المستقل ، لكن البيئة المزدحمة لا تساعد على مقابلة الزملاء أو العملاء.

 يمكن للفنادق والبارات والمطاعم استضافة اجتماعات لفرق مختلفة الأحجام ولكنها تفتقر إلى المرونة ووسائل الراحة والأمان المضمون لمساحة العمل المشتركة.

يعد استئجار مساحة عمل مخصصة في اليوم هو أفضل طريقة لجمع فريقك معًا مرة أخرى بأمان.