يمكن أن تأخذ برامج Help Desk Software خدمة عملاء عملك إلى آفاق جديدة.

خدمة العملاء جزء لا يتجزأ من كل عمل.

 إذا كنت تريد أن يزدهر عملك وأداء أفضل من منافسيك ، فأنت بحاجة إلى تقديم خدمة عملاء ممتازة. 

تطور في صناعة خدمة العملاء أصبح شائعًا في الثمانينيات وهو استخدام برامج مكتب المساعدة. 

يجب على أي منظمة ترغب في الازدهار في عصر الأعمال الرقمية أن تقدم الدعم الكافي ، مع كون برنامج مكتب المساعدة هو الخيار الأفضل.

السؤال الذي يجب أن تطرحه على نفسك هو ما إذا كان عملك يحتاج إلى برنامج مكتب المساعدة. 

فيما يلي بعض العوامل التي يجب مراعاتها وتحديد ما إذا كانت شركتك بحاجة إلى برنامج مكتب المساعدة: 

فريق خدمة العملاء

لا تملك الغالبية العظمى من الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم القدرة على أن يكون لديها فرق خدمة عملاء بدوام كامل. 

في معظم الحالات ، يتعين على الموظفين الذين يؤدون وظائف أخرى أيضًا أداء مهام خدمة العملاء. 

إذا كان فريق خدمة العملاء الخاص بك صغيرًا جدًا بحيث لا يستطيع التعامل مع احتياجات عملك المتنامي أو لم يكن لديك فريق خدمة عملاء ، فقد تحتاج إلى برنامج مكتب المساعدة. 

سيوفر لك البرنامج الأدوات اللازمة لتزويد عملائك بالدعم المناسب. 

الخدمات أو المنتجات المعروضة

هناك مشكلة أخرى يجب مراعاتها وهي مدى نضج الخدمات والمنتجات التي تقدمها شركتك. 

سيشمل المنتج أو الخدمة الجديدة الكثير من طلبات خدمة العملاء. 

علاوة على ذلك ، من الأهمية بمكان تقديم خدمات العملاء للإصدارات الأخيرة للحصول على ملاحظات العملاء ، خاصةً مع مكاتب مساعدة الخدمة الذاتية . 

يمكنك بالتالي استخدام ردود الفعل لتحسين خدماتك ومنتجاتك. 

سيساعدك برنامج مكتب المساعدة في إدارة التعليقات وتوزيعها على مختلف أقسام عملك. 

السمعة بين العملاء

الشيء الوحيد الذي يحكم عليه العملاء على الشركات هو جودة خدمة العملاء. 

إنه أحد أهم العوامل التي تؤثر على سمعة العلامة التجارية.

لذلك ، إذا كانت خدمة العملاء الخاصة بك غير كافية ، فسوف تكتسب سمعة سيئة بين العملاء. 

سيساعدك برنامج مكتب المساعدة الجيد على تقديم خدمة عملاء أفضل وتحسين سمعة علامتك التجارية. 

أنواع برامج مكتب المساعدة

هدف برنامج مكتب المساعدة هو جعل عمل كل فرد في المؤسسة أكثر قابلية للإدارة. 

للاستمتاع بمزايا مثل هذه البرامج ، تحتاج إلى تحديد نوع برامج مكتب المساعدة الأفضل لعملك. 

السحابة مقابل برامج مكتب المساعدة ذاتية الاستضافة

النوعان الأكثر شيوعًا من برامج مكتب المساعدة هما برامج مكتب المساعدة المستندة إلى مجموعة النظراء والمستضافة ذاتيًا. 

مكتب المساعدة المستند إلى السحابة هو تطبيق يستضيفه خادم شركة أخرى (الشركة التي تقدم الخدمات السحابية ). 

سيقوم فريق خدمة العملاء الخاص بك بالوصول إلى التطبيق وميزاته عن طريق تسجيل الدخول إلى موقع الشركة عبر سطح المكتب أو تطبيق الهاتف المحمول. 

يتمتع مكتب المساعدة المستند إلى السحابة بالعديد من المزايا ، بما في ذلك سهولة إعداده وصيانته ؛ ومن ثم لا يلزم وجود خبرة فنية. 

إنه قابل للتطوير بسهولة ، ويمكنك الوصول إليه في أي مكان ، بشرط أن يكون لديك اتصال بالإنترنت.

تشمل عيوب برنامج مكتب المساعدة المستند إلى مجموعة النظراء المدفوعات الشهرية أو السنوية للخدمة. 

إذا واجهت مشكلات فنية ، فعليك انتظار الشركة لحلها.

يحتوي البرنامج أيضًا على قيود على التخصيص. 

من ناحية أخرى ، يعد برنامج مكتب المساعدة المستضاف ذاتيًا برنامجًا مملوكًا تشتريه لعملك و مكتب المساعدة ذاتي الاستضافة , سوف تحتاج فقط تدفع مرة واحدة، مع المبلغ اللازم فقط للحصول على التحديثات. 

تشمل مزايا برامج مكتب المساعدة ذاتية الاستضافة أنها توفر ميزات أفضل للتخصيص.

 كما أنها توفر لك مزيدًا من التحكم في بيانات شركتك وأمانها. 

الجانب السلبي لبرامج مكتب المساعدة ذاتية الاستضافة هو أن استثمارها الأولي مكلف للغاية. 

علاوة على ذلك ، أنت بحاجة إلى متخصصي تكنولوجيا المعلومات المؤهلين لتشغيل النظام. 

ستتحمل أيضًا تكاليف إضافية لنسخ البيانات احتياطيًا وإصلاح الأخطاء.

في الختام ، هناك أنواع أخرى من برامج مكتب المساعدة ، مثل البرامج مفتوحة المصدر وبرامج مكتب المساعدة الخاصة بالمؤسسات. 

ومع ذلك ، عادةً ما تكون الخيارات القائمة على السحابة والمستضافة ذاتيًا هي الخيارات التي ستجدها. 

استخدم النقاط أعلاه لتقييم ما إذا كنت بحاجة إلى برنامج مكتب المساعدة.